STRUKTUR ORGANISASI
Faktor yang mempengaruhi struktur organisasi
Banyak faktor-faktor yang mempengaruhi struktur organisasi. Ernie (2006), menyatakan ada 4 (empat) faktor yang mempengaruhi struktur organisasi antara lain:
Strategi Organisasi
Strategi organisasi dibuat sebagai upaya pencapaian tujuan organisasi. Oleh karena itu, jika struktur organisasi dibentuk sebagai jalan untuk pencapaian tujuan maka struktur organisasi pun selayaknya sejalan dengan strategi organisasi. Maka, jika terjadi perubahan pada strategi organisasi akan berdampak pula pada perubahan struktur organisasi.
Skala Organisasi
Organisasi dapat dibedakan skalanya menurut berbagai faktor diantaranya adalah dari jumlah penjualan, pangsa pasar hingga jumlah tenaga kerja. Organisasi yang berskala besar artinya organisasi tersebut barangkali memiliki berbagai cabang diberbagai daerah dikarenakan pangsa pasarnya yang luas, dengan demikian memiliki tenaga kerja yang juga tidak sedikit. Tapi walaupun tanpa cabang, organisasi dapat dikatakan berskala besar jika tenaga kerja yang ada berjumlah ribuan seperti pabrik-pabrik garmen penghasil produk-produk konveksi. Organisasi yang berskala besar karena ruang lingkup aktivitasnya yang luas maka memerlukan pendelegasian wewenang dan pekerjaan sehingga dalam mendesain struktur organisasinya pun perlu mempertimbangkan berbagai faktor yang terkait dengan aktifitas yang luas tersebut. Sedangkan organisasi berskala kecil biasanya memiliki jumlah tenaga kerja yang sedikit karena pangsa pasar yang mungkin masih sedikit, jumlah penjualan atau produksi yang juga sedikit. Organisasi yang berskala kecil biasanya memiliki struktur organisasi yang lebih sederhana dan tidak terlalu banyak terjadi pendelegasian wewenang dan pekerjaan.
Teknologi
Faktor teknologi yang dimaksudkan disini adalah terkait dengan cara bagaimana suatu pekerjaan dilakukan. Selain itu juga, faktor teknologi terkait dengan penggunaan alat-alat bantu dalam sebuah organisasi.
Lingkungan
Lingkungan yang dinamis menuntut organisasi juga untuk menyesuaikan diri secara dinamis. Proses penyesuaian yang dilakukan oleh organisasi juga termasuk dalam penentuan struktur organisasinya. Lingkungan yang dinamis akan mendorong organisasi untuk selalu menyesuaikan struktur organisasi dengan tuntutan lingkungan yang senantiasa berubah. Sebaliknya, lingkungan yang cenderung statis tidak akan terlalu banyak mengubah struktur organisasi.
Elemen-elemen struktur organisasi
Levitt (Scott, 1987) menyatakan bahwa terdapat 4 elemen internal dan satu faktor lingkungan dalam suatu organisasi. Faktor lingkungan tidak dibahas dalam kajian ini karena merupakan kajian tersendiri. Keempat elemen itu adalah
1. Struktur sosial
Struktur organisasi menunjuk pada aspek yang teratur dan terpola dari hubungan-hubungan yang terjadi di antara suatu organisasi. Kingsley Davis mengkaitkan struktur organisasi dengan pengelompokan sosial yang secara analitis dapat dikelompokkan menjadi 2 yaitu struktur normatif dan struktur perilaku. Struktur normatif meliputi norma (norms), nilai-nilai (values), dan harapan-harapan peran (role expectations). Nilai merupakan kriteria yang digunakan untuk menentukan tujuan dari suatu perilaku, norma merupakan aturan umum yang mengarahkan perilaku menuju tercapainya suatu tujuan, dan peran (roles) adalah harapan atau ukuran evaluasi yang dipergunakan dalam menilai perilaku seseorang dalam suatu posisi tertentu.
Struktur normatif adalah posisi sosial yang menunjuk suatu lokasi dalam suatu sistem hubungan sosial. Nilai, norma maupun peranan dalam setiap pengelompokan manusia terorganisir secara sistematik dan merupakan seperangkat kepercayaan yang relatif saling berkaitan, tidak saling bertentangan, serta mempengaruhi perilaku anggota masyarakat, termasuk anggota suatu organisasi.
Struktur perilaku menunjuk pada perilaku yang dilakukan oleh anggota masyarakat berupa aktivitas-aktivitas dan interaksi-interaksi yang pada tingkat tertentu mempunyai keteraturan.
Struktur normatif dan struktur perilaku tersebut pada dasarnya saling lepas, tetapi pada tingkat tertentu terdapat keterkaitan. Setiap kelompok sosial, termasuk juga dalam organisasi, selalu ditandai oleh adanya struktur normatif yang dapat dipahami dan dilaksanakan oleh anggotanya. Selain itu juga ditandai dengan adanya struktur perilaku yang menghubungkan anggotanya dalam suatu jaringan hubungan sosial yang umum atau pola aktivitas maupun pola interaksi. Hubungan kedua struktur ini merupakan struktur sosial dari suatu kolektivitas sosial.
Struktur sosial dalam organisasi menekankan pada segi pemahaman secara mendalam dari aturan yang ditunjukkan oleh perilaku anggota organisasi. Ini dapat dilihat dari kenyataan bahwa setiap saat, ribuan bahkan jutaan orang melakukan tindakan dalam organisasi, tetapi semuanya tidak menghasilkan kekacauan maupun kebingungan, tetapi justru menghasilkan suatu tindakan yang teratur berdasar suatu aturan tertentu. Namun struktur sosial juga tidak kemudian berarti selalu ada dalam keselarasan dan keharmonisan. Konflik dan pertentangan senantiasa akan ada dan muncul dalam kehidupan berorganisasi. Meskipun demikian, tidak mengarah pada munculnya tindakan anggota yang brutal dan agresif, tetapi konflik itu melalui pola yang teratur pula. Tidak saja hanya keteraturan dan kemapanan tetapi ketegangan, penyimpangan dan perubahan dapat terjadi dalam organisasi.
Secara singkat dapat disimpulkan bahwa dalam setiap organisasi, senantiasa terdapat struktur normatif yang terdiri dari nilai, norma, dan harapan peran. Terdapat pula struktur perilaku, yang terdiri dari aktivitas dan interaksi yang relatif teratur. Kedua struktur ini merupakan salah satu elemen penting dari setiap organisasi.
2. Anggota
Anggota suatu organisasi adalah orang atau individu, yang pada tingkatan yang ber-beda-beda memiliki harapan memperoleh sesuatu, dengan memberikan suatu kontribusi bagi organisasi. Dari pernyataan ini terlihat bahwa sebenarnya ada hubungan timbal balik antara anggota suatu organisasi dengan organisasi itu sendiri. Anggota setiap organisasi pastilah mendapatkan yang bersifat material maupun yang bersifat non material dari organisasi yang diikutinya. Sebaliknya bagi organisasi, keikutsertaan seseorang itu memberikan konstribusi bagi keberadaan organisasi, paling tidak status keanggotaan yang dimiliki anggota menunjukkan bahwa organisasi itu memiliki eksistensi yang jelas.
Individu yang menjadi anggota dari beberapa organisasi sekaligus, demi memperluas dan memperdalam keterlibatannya dalam organisasi, maka akan sukar diperkirakan dalam organisasi mana sebenarnya paling berpartisipasi. Karakteristik demografis dari anggota suatu organisasi memiliki konsekuensi yang penting pada beberapa aspek organisasi, terutama pada segi struktur dan fungsi organisasi.
3. Tujuan
Tujuan organisasi merupakan elemen yang penting dalam organisasi karena akan memudahkan dalam mempelajari organisasi, tetapi ada sebagian ahli tidak menganggap penting untuk mengetahui tujuan organisasi. Sosiolog kelompok behaviorisme menganggap tidak penting tujuan organisasi karena yang sebenarnya mempunyai tujuan adalah para anggotanya. Kelompok kolektivisme menyatakan bahwa individu itu tunduk pada aturan organisasi sehingga organisasi dapat memaksa individu untuk tunduk pada aturan organisasi, termasuk memaksa mereka dalam mencapai tujuan organisasi.
Tujuan organisasi merupakan suatu titik pusat yang penting dalam melakukan analisa terhadap fenomena organisasi. Tujuan organisasi secara tentatif didefinisikan sebagai suatu konsepsi dan hasil yang diinginkan.
4. Teknologi
Perhatian tentang teknologi dalam organisasi mengacu pada organisasi sebagai tempat berbagai pekerjaan dilakukan, atau sebagai lokasi memanfaatkan transformasi energi, tempat mekanisme proses peralihan dari masukan (input) menjadi keluaran (output)
Proses Pengorganisasian
Langsung saja saya paparkan proses pengorganisasian menurut Ernest Dale dalam Buku Manajemen dari James A.F. Stoner sebagai berikut :
1. Memperinci seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi. Karena organisasi itu dibentuk berdasarkan suatu tujuan, maka kita harus merinci seluruh pekerjaan yang akan dilakukan agar dalam proses pencapaian tujuan bisa sesuai dengan apa yang dikerjakan dalam organisasi.
2. Membagi pekerjaan ke dalam aktivitas-aktivitas yang secara logis dan menyenangkan dapat dilakukan oleh seseorang atau oleh sekelompok orang. Biasanya dalam organisasi yang telah merinci pekerjaan apa yang akan dilakukan, organisasi tersebut akan membagi pekerjaan tersebut ke dalam bidang-bidang tertentu, dengan kata lain yaitu pekerjaan dikelompokan sesuai kualifikasinya lalu di bagi ke dalam bidang-bidang dalam organisasi. Bidang-bidang itu yang akan mengerjakan tugas tersebut.
3. Mengkombinasikan pekerjaan anggota organisasi dalam cara yang logis dan efisien. Setelah dibagi pekerjaan, maka perlu dibagi bagian-bagian atau divisi-divisi organisasi untuk melaksakan pembagian pekerjaan tersebut.
4. Penetapan mekanisme untuk mengkoordinasi pekerjaan anggota organisasi dalam satu kesatuan yang harmonis. Setelah berhasil membagi pekerjaan sesuai bidang organisasi, maka perlu dilakukan koordinasi antar bidang dan pengurus organisasi agar mempermudah pelaksanaan pekerjaan. Terkadang ada suatu bidang dalam organisasi yang akan membutuhkan sumber daya yang sama atau data yang sama, itulah perlunya koordinasi.
5. Memonitor efektivitas organisasi dan pengambilan langkah-langkah penyesuaian untuk mempertahankan atau meningkatkan efektivitas.
Bentuk-Bentuk Organisasi
1. Fungsional
Orang-orang dikelompokkan ke dalam departemen – departemen menurut kesamaan keterampilan dan aktivitas-aktivitas kerja.
Keunggulan:
l Penggunaan sumberdaya yang efisien, skala ekonomis
l Spesialisasi keterampilan yang mendalam dan pengembangan
l Kemajuan karier dalam departemen fungsional
l Panduan dan pengendalian dari manajemen Puncak
l Koordinasi yang luar biasa dalam fungsi-fungsi
l Pemecahan masalah teknikal yang berkualitas
Kelemahan:
l Komunikasi lintas departemen fungsional yang buruk
l Tanggapan lambat yang diberikan pada perubahan lingkungan, ketinggalan inovasi
l Keputusan terkonsentrasi pada hirarki puncak, menciptakan penundaan
l Tanggung jawab bagi masalah yang muncul sulit ditunjukkan secara tepat
l Pandangan terbatas mengenai sasaran organisasi dari pada karyawan
l Pelatihan manajemen umum yang terbatas bagi karyawan
2. Divisional
Departemen dikelompokkan ke dalam divisi mandiri terpisah berdasarkan pada kesamaan produk, program, atau daerah geografis. Perbedaan keterampilan merupakan dasar departementalisasi, dan bukannya kesamaan keterampilan.
Keunggulan:
l Cepat tanggap, fleksibilitas pada lingkungan yang tidak stabil
l Memperhatikan kebutuhan konsumen
l Koordinasi yang luar biasa lintas departemen fungsional
l Pembebanan tanggung jawab yang jelas bagi permasalahan produk
l Penekanan terhadap keseluruhan produk dan tujuan divisional
l Pengembangan keterampilan manajemen umum
Kelemahan:
l Duplikasi sumberdaya lintas divisi
l Kurang pendalaman teknis dan spesialisasi dalam divisi-divisi
l Koordinasi yang buruk lintas divisi
l Kurangnya kendali sumberdaya menajemen puncak
l Kompetesi untuk sumberdaya perusahaan
3. Matriks
Ranati komando divisional dan fungsional diimplementasikan secara simulatan dan membebani satu sama lainnya dalam departemen yang sama. Terdapat dua rantai komando, dan beberapa karyawan memberikan laporan pada dua bos.
Keunggulan:
l Penggunaan sumberdaya yang lebih efisien dibandingkan pada hirarki tunggal
l Fleksibilitas dan adaptabilitas terhadap lingkungan yang terus berubah
l Pengembangan keterampilan manajemen umum dan spesialis
l Kerja sama interdisiplin, ketersediaan ahli untuk seluruh divisi
l Pelebaran tugas-tugas bagi para karyawan
Kelemahan:
l Frustasi dan kebingungan dari rantai komando ganda
l Konflik tinggi antara dua sisi matriks
l Banyak pertemuan, lebih banyak diskusi daripada tindakan
l Membutuhkan pelatihan hubungan manusia
l Dominasi kekuatan oleh salah satu sisi matriks
4. Tim
Organisasi membentuk serangkaian tim untuk menyelesaikan tugas-tugas khusus dan untuk mengkoordinasikan departemen-departemen utama.
Keunggulan:
l Punya beberapa keunggulan struktur fungsional
l Mengurangi hambatan antar departemen, meningkatkan kompromi
l Mengurangi waktu untuk merespon, keputusan lebih cepat diambil
l Moril yang lebih baik, antusiasme dari keterlibatan karyawan
l Mengurangi biaya overhead administrasi rutin
Kelemahan:
l Loyalitas ganda dan konflik
l Waktu dan sumberdaya lebih banyak untuk pertemuan
l Desentralisasi tidak terencana
5. Jaringan
Organisasi menjadi suatu pusat yang kecil, terhubung secara elektronis dengan organisasi lainnya yang melakukan fungsi-fungsi vital.
Departemen bersifat independen dan melayani kontrak dengan sentral untuk mendapatkan keuntungan.
Keunggulan:
l Daya saing global
l Fleksibilitas tenaga kerja / tantangan
l Mengurangi biaya administratif
Kelemahan:
l Tidak ada pengendalian langsung
l Dapat kehilangan bagian organisasi
l Lemahnya loyalitas karyawan
Fungsi atau Kegunaan Struktur dalam Sebuah Organisasi
1. Kejelasan Tanggung Jawab. Setiap anggota organisasi harus bertanggung jawab dan apa yang harus dipertanggung jawabkan. Setiap anggota organisasi harus bertanggung jawab kepada pimpinan atau atasan yang memberikan kewenangan, karena pelaksanaan kewenangan itu yang harus dipertanggungjawabkan.
2. Kejelasan Kedudukan. Kejelasan kedudukan seseorang dalam struktur organsisasi sebenarnya mempermudah dalam melakukan koordinasi maupun hubungan karena adanya keterkaitan penyelesaian suatu fungsi yang dipercayakan kepada seseorang.
3. Kejelasan Uraian Tugas. Kejelasan uraian tugas dalam struktur organisasi sangat membantu pihak pimpinan untuk melakukan pengawasan dan pengendalian, dan bagi bawahan akan dapat berkonsentrasi dalam melaksanakan suatu pekerjaan karena uraiannya yang jelas.
4. Kejelasan Jalur Hubungan. Dalam rangka pelaksaan tugas dan tanggung jawab setiap karyawan atau pegawai dalam sebuah organisasi, maka dibutuhka kejelasan hubungan yang tergambar dalam struktur, sehingga jalur penyelesaian pekerjaan akan semakin efektif dan dapat saling menguntungkan.
